นักบัญชี ได้เวลาพักผ่อนกันซะที กับระบบบัญชี CD Organizer

ในงานบัญชี ของทุกบริษัท หน้าที่หลักๆ จะมีเหมือนๆกันหมด คือจะมี หลายแผนกทำงานและส่งรายการที่เกี่ยวข้องโยงใยกันตลอดเวลา เช่น แผนกจัดซื้อ / แผนก ขาย / แผนกลูกหนี้ / แผนกเจ้าหนี้ / แผนกบริการคลังสินค้า / แผนก บัญชี เป็นต้น ซึ่งในแต่ละหน้าที่ต้องรับผิดชอบบันทึกบัญชี ของเอกสารเหล่านั้นกองเป็นตั้งๆ เป็นประจำอย่างนี้ทุกวัน และหากวันใด มีการเผลอเรอ บันทึกข้อมูลผิดพลาดไป การที่จะค้นหา รายการที่บันทึกผิดไปนั้น ถือเป็นงานที่หนักหนาสาหัสมากเลยทีเดียว

งานประจำเหล่านี้ ถ้าบริษัทเหล่านั้น ยังไม่ได้ทำงานบัญชีโดยใช้คอมพิวเตอร์ สมุดบัญชี ทั่วไป เอกสารเดียวกัน จะถูกนำไปลงสมุดคุมงานของแต่ละแผนก ซึ่งจะเห็นได้ว่า เป็นการทำงานซ้ำซ้อนกัน แต่หากบริษัทเหล่านั้น เปลี่ยนมาทำงานผ่าน โปรแกรมระบบบัญชี ด้วยคอมพิวเตอร์ เอกสารเหล่านั้น จะถูกบันทึกเพียงครั้งเดียวเท่านั้น หลังจากนั้นจะเป็นหน้าที่ของ โปรแกรมระบบบัญชี คอมพิวเตอร์ ที่จะไปทำงานให้แต่ละแผนกนั้นๆ แทน

อีกทั้งในด้านการลงบัญชี ระบบจะทำการตรวจสอบด้วยว่า รายการนั้นๆ ลงบัญชี สมดุลหรือไม่ เพื่อป้องกันการลงบัญชี ไม่ให้เกิดเหตุการณ์ งบการเงินไม่สมดุล

โปรแกรมบัญชี CD Organizer ถือเป็นระบบบัญชีตัวหนึ่ง ที่สามารถทำหน้าที่ดังกล่าว แทนพนักงานในแต่ละแผนกได้อย่างสมบูรณ์ อย่างเช่น เมื่อฝ่ายขายทำการออกบิลขาย ส่งของไปยังลูกค้า ผลที่จะได้จาก ระบบ โปรแกรมบัญชี CD Organizer ที่จะทำให้อัตโนมัติหลังจากนั้นก็คือ ไปทำการลงบัญชีลูกหนี้ ของลูกค้ารายนั้น และ ไปทำการ ตัดสต็อกสินค้า , ทำรายงานภาษีขาย, ลงรายการบัญชี, ออกงบการเงินต่างๆ ฯลฯ จะเห็นได้ว่า ระบบสามารถลดงานที่ซ้ำซ้อนกันไปได้มากเลยทีเดียว อีกทั้งยังลดงานในด้านตรวจสอบการลงบัญชี ไปด้วยเช่นกัน

อีกความสามารถหนึ่งของ โปรแกรมบัญชี CD Organizer คือจะมีรายงานที่เกิดจากการป้อนข้อมูลจากแผนกต่างๆ โดย โปรแกรมบัญชี CD Organizer จะทำการนำข้อมูลดังกล่าวมารวบรวม และทำการวิเคราะห์ สรุปเป็นข้อมูล เพื่อให้ผู้บริหารไปใช้ในการตัดสินใจบริหารได้อย่างอัตโนมัติ ลองคำนวณดูว่า จะใช้เวลาเท่าใด ถ้าเราต้องทำการสรุปยอดขายของแต่ละสินค้า ว่าขายไปเป็นเงิน และ จำนวนชิ้น เท่าใด ใน 1 ปี แต่คอมพิวเตอร์ สามารถทำงานเหล่านี้ได้ ในเวลาไม่ถึง 5 วินาที

จะเห็นได้ว่า ยิ่งในช่วงที่เศรษฐกิจ ตกต่ำ อย่างนี้ ผู้บริหารมักใช้วิธีลดจำนวนพนักงาน เพื่อเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายของบริษัท ซึ่งจะทำให้ งานทั้งหมด ตกหนักที่ ทีมงานที่ยังทำงานอยู่ในบริษัท หาก มี ระบบโปรแกรมบัญชี ที่ ครบวงจร อย่าง CD Organizer มาช่วยในการทำงาน ก็จะทำให้ สามารถบรรเทางาน ไปได้เป็นอย่างมากเลยที่เดียว พนักงานบัญชี จะมีเวลาพักร้อนกับเขาได้ซะที ก็คราวนี้ละ

ได้รับเชิญลงบทความในนิตยสาร IT.SOFT